Les documents engageants Afin de l’entreprise necessitent une attention reellement particuliere.

Les documents engageants Afin de l’entreprise necessitent une attention reellement particuliere.

Il faut nos abriter, assurer un disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus qui plus est dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations paraissent au fait des enjeux du records management. Il convient dire que votre terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout juste de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des donnees. «Le records management, c’est l’archivage de la totalite des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant votre delai reglementaire impose via le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais ils font tres peu de questions a se poser, on parle vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Ils font, a votre moment-la, une vraie demarche encadree avec les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a J’ai gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi nos petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent bien juste gui?re ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers sont au sein des armoires et des documents electroniques au sein des ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont de la valeur, puis nos confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : il y a du coup une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors d’une zone de gouvernance des responsables», observe Olivier Detour.

J’ai sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse firme, un projet de records management reste formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs Afin de des utilisateurs, a travers une vision reellement orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise via l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un opinion pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne a alors plus la reduction des dangers mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de bbwdesire reddit l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo car il ne voiture aucune notions royal. Dans ce type d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il va falloir persuader que la mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources Afin de la GED bien en centralisant nos operations de conservation.»

« Mes outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fera l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes paraissent De surcroi®t en plus confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, et de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles sont parfois mal informees et en gali?re organisees».

A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer Notre conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement devoile des documents archives. L’integralite des documents ne semblent nullement toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve et de gestion pour leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose sur les outils fournis via une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’la solution, des fonctions qui peuvent permettre de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre via un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une bonne gouvernance des records geres par l’application. Ce referentiel identifie chacune des activites d’une entreprise sous le prisme de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), ainsi, fournit pour chaque departement une liste des plusieurs typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies seront automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est pas fond, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, ils font deux grandes etapes, la conception et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president de la Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions de la conservation de votre document une fois qu’il va devoir etre archive. Ils font des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer dans le temps. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques reste plus adequat : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on reste face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver 1 ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est en mesure de i?tre capable de verifier fort facilement un caractere authentique, un origine et leur integrite».

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